KVK kaydı ve UBO bildirimi: adım adım

Noter senedi imzalandığında BV hukuken doğmuş olur; ancak şirketin dış dünyada “var” sayılması için KVK’ya (Kamer van Koophandel, Hollanda ticaret sicili) kaydedilmesi gerekir. Banka, müşteriler ve Belastingdienst (Hollanda vergi dairesi) şirketinizi bu kayıt üzerinden tanır. Aynı süreçte, şirketin arkasındaki gerçek kişileri gösteren UBO bildirimi de yapılır.

Bu yazıda KVK kaydının nasıl işlediğini, uittreksel adı verilen sicil örneğinin ne zaman gerektiğini, UBO kavramının kimleri kapsadığını ve kaydı güncel tutmak için nelere dikkat etmeniz gerektiğini adım adım anlatıyoruz.

KVK nedir ve kayıt neden önemlidir?

KVK, Hollanda’daki tüm şirketlerin ve girişimcilerin kayıtlı olduğu resmî ticaret sicilidir. Kayıt; BV’nizin unvanını, adresini, faaliyet tanımını, yöneticilerini ve temsil yetkilerini herkesin erişebileceği biçimde tescil eder. Bu kayıt olmadan BV’niz fatura kesemez, banka hesabı açamaz ve vergi numarası alamaz.

Kayıt sırasında şirketinize sekiz haneli bir KVK numarası verilir. Bu numaranın faturalarınızda, web sitenizde ve resmî yazışmalarınızda yer alması zorunludur; Hollanda’daki iş ortaklarınız sizi ilk olarak bu numarayla kontrol eder.

Noter BV’yi nasıl kaydettirir?

İyi haber şu: BV’nin ilk kaydını siz değil, noter yapar. Kuruluş senedi imzalandıktan sonra noter, şirketi KVK’ya elektronik olarak bildirir. Çoğu durumda kayıt aynı gün veya birkaç iş günü içinde tamamlanır.

Kayıt için KVK’nın aldığı tek seferlik ücret € 85’tir. Bu tutar, BV kurmanın gerçek maliyeti yazısında anlattığımız kalemlerden biridir ve genellikle noter faturasına ya da kuruluş paketine dahil edilir.

Kayıt tamamlandığında KVK, Belastingdienst’i otomatik olarak bilgilendirir. Kurumlar vergisi ve BTW (KDV) numaraları bu bildirimin ardından ayrı bir süreçle gelir; bu süreçte Belastingdienst ek bilgi veya belge isteyebilir.

Uittreksel: sicil örneği ne zaman gerekir?

Uittreksel, KVK kaydınızın resmî özetidir; şirketin güncel bilgilerini, yöneticilerini ve temsil yetkilerini gösterir. Türkiye’deki ticaret sicil gazetesi ile faaliyet belgesinin birleşimi gibi düşünebilirsiniz. Şu durumlarda sıklıkla istenir:

• Banka hesabı açılışında ve bankanın periyodik müşteri kontrollerinde
• Büyük müşterilerle sözleşme imzalarken veya tedarikçi onay süreçlerinde
• Belastingdienst ve diğer kamu kurumlarıyla yazışmalarda
• Türkiye’de apostilli belge gerektiğinde, örneğin Türkiye’deki şirketinizle ilişki kurarken
• Kira sözleşmesi, sigorta ve kredi başvurularında

Belgeyi KVK’nın web sitesinden küçük bir ücret karşılığında dijital olarak alabilirsiniz. Çoğu kurum altı aydan eski olmayan bir örnek ister; bu yüzden elinizdeki eski uittreksel çoğu zaman kabul edilmez.

UBO bildirimi: kim UBO sayılır, hangi bilgiler kaydedilir?

UBO (ultimate beneficial owner), şirketin arkasındaki nihai gerçek kişiyi ifade eder. Hollanda, kara para aklamayla mücadele kuralları gereği her BV’nin UBO’larını kaydetmesini zorunlu tutar. Tipik olarak şirkette önemli bir mülkiyet veya kontrol payına sahip olan kişiler UBO sayılır; bu pay doğrudan ya da bir holding veya Türkiye’deki şirket üzerinden dolaylı olabilir. Hiç kimse bu tanıma girmiyorsa yönetim kurulu üyeleri “sözde UBO” olarak kaydedilir.

UBO sicilinde ad, doğum ayı ve yılı, uyruk, ikamet ülkesi ile menfaatin niteliği ve büyüklük aralığı yer alır. Bu bilgiler bir dönem herkese açıktı; bugün erişim büyük ölçüde yetkili kurumlar ile banka ve noter gibi yükümlü kuruluşlarla sınırlıdır. Doğum günü, ev adresi, BSN ve kimlik belgesi kopyası ise her zaman yalnızca yetkili kurumların görebildiği kısıtlı bölümde tutulur. Kuruluşta UBO bildirimini genellikle noter yapar; sonraki değişiklikleri kısa yasal süre içinde bildirmek şirketin sorumluluğundadır.

Değişiklikler ve kaydı güncel tutmak

KVK kaydı bir kez yapılıp unutulacak bir işlem değildir. Aşağıdaki değişikliklerin kısa süre içinde bildirilmesi gerekir:

• Şirket adresi veya iletişim bilgileri
• Yönetici atanması, görevden ayrılması veya temsil yetkisi değişikliği
• Hisse devri ve buna bağlı UBO değişiklikleri
• Faaliyet alanı veya ticari unvan değişiklikleri

Hisse devirleri noter aracılığıyla yapıldığından hisse defteri ve UBO kaydı çoğunlukla noterle birlikte güncellenir; adres ve yönetici değişikliklerini ise şirket kendisi KVK portalı üzerinden bildirir. Bu takibi vergi ve uyum hizmetimiz kapsamında sizin adınıza yürütebiliriz.

Sık yapılan hatalar

• Uittreksel’in eski kalması ve banka yeni örnek istediğinde zaman kaybedilmesi
• Türkiye’deki ortak değişikliğinin Hollanda’daki UBO kaydına yansıtılmaması
• KVK’ya kayıtlı adresin posta alınmayan bir adres olması; Belastingdienst mektupları kaçar
• Faaliyet tanımının çok dar yazılması; BTW ve banka değerlendirmesinde soru doğurur
• KVK numarasının fatura ve web sitesinde eksik bırakılması

Sonuç

KVK kaydı ve UBO bildirimi, BV’nizin Hollanda’da güvenilir biçimde iş yapabilmesinin temelidir: kaydı noter başlatır, ama güncel tutmak sizin sorumluluğunuzdur. Kuruluş ve yapılandırma paketlerimizde bu adımları sizin adınıza takip ediyoruz; ücretsiz 15 dakikalık ön görüşme için iletişime geçin, durumunuzu dinlemekten memnuniyet duyarız.