Hollanda'da BV için yıllık hesaplar (jaarrekening): hazırlık ve KVK'ya sunma

Hollanda’da bir BV kurduğunuzda, her mali yılın sonunda bir jaarrekening (yıllık hesaplar; şirketin yıl sonu mali tablolarının tamamı) hazırlamak ve KVK’ya sunmak zorunludur. Bu yükümlülük şirketin büyüklüğünden, cirosundan ve o yıl faaliyet gösterip göstermediğinden bağımsızdır; tek kişilik bir DGA şirketi için de, hiç fatura kesmemiş bir holding için de geçerlidir.

Bu yazıda jaarrekening’in nelerden oluştuğunu, hangi şirketlerin basitleştirilmiş formattan yararlandığını, yıllık döngünün adımlarını, kurumlar vergisi beyannamesiyle ilişkisini ve danışmanınızın sizden hangi belgeleri isteyeceğini anlatıyoruz.

Jaarrekening nedir ve büyüklük sınıfları nasıl işler?

Jaarrekening üç ana parçadan oluşur: balans (bilanço), winst-en-verliesrekening (kâr-zarar tablosu) ve toelichting (açıklayıcı notlar). Bilanço yıl sonundaki varlık, borç ve özkaynak durumunu, kâr-zarar tablosu yıl içindeki gelir ve giderleri, notlar ise kullanılan muhasebe ilkeleri ile tablolardaki önemli kalemlerin ayrıntısını gösterir.

Hollanda hukuku şirketleri mikro, küçük, orta ve büyük olmak üzere dört büyüklük sınıfına ayırır. Sınıf; bilanço toplamı, net ciro ve çalışan sayısı ölçütlerine göre belirlenir. Sınıf büyüdükçe hazırlanacak içerik genişler, orta ve büyük şirketlerde bağımsız denetim zorunluluğu devreye girer. Eşikler yasayla belirlenir ve zaman zaman güncellenir; güncel değerler için kvk.nl’ye bakın.

İyi haber şu: Türk girişimcilerin kurduğu yeni BV’lerin büyük çoğunluğu mikro veya küçük sınıfa girer. Bu sınıflarda KVK’ya yalnızca kısaltılmış bir bilanço ve sınırlı notlardan oluşan basitleştirilmiş bir format sunulur; kâr-zarar tablosu kamuya açıklanmaz ve bağımsız denetim gerekmez.

Yıllık döngü: hazırlıktan deponeren’e

Jaarrekening süreci her yıl aynı sırayla tekrarlanır:

• Mali yılın (boekjaar) kapanması: Çoğu BV’de mali yıl takvim yılıdır; ana sözleşmede farklı bir dönem de belirlenebilir. Kuruluş yılında ilk mali yıl, ana sözleşmeye bağlı olarak uzun veya kısa olabilir.
• Hazırlama (opmaken): Yıllık hesapları hazırlamak yönetim kurulunun sorumluluğudur. Pratikte bu işi danışmanınız yapar, yönetim kurulu imzalar.
• Onaylama (vaststellen): Hazırlanan hesaplar genel kurul tarafından onaylanır. Tek hissedarın aynı zamanda tek yönetici olduğu BV’lerde, ana sözleşme aksini öngörmüyorsa, yönetim kurulunun imzası onay yerine geçebilir.
• Sunma (deponeren): Onaylanan hesaplar KVK’ya elektronik olarak sunulur ve ticaret sicilinde herkesin erişimine açılır.

Hazırlama, onaylama ve sunma için yasada ayrı süreler vardır; hepsi mali yılın bitiminden itibaren sayılır. Genel kurul kararıyla hazırlama süresi uzatılabilir, ancak sunma için mutlak bir son tarih vardır ve bu tarih uzatılamaz. Güncel süreler kvk.nl’de yayımlanır; biz takvimi müşterilerimiz adına takip ederiz.

Kurumlar vergisi beyannamesi ile ilişkisi

Jaarrekening ile kurumlar vergisi (vennootschapsbelasting) beyannamesi sıkça karıştırılır. İkisi aynı muhasebe kayıtlarına dayanır ama ayrı belgelerdir: jaarrekening KVK’ya sunulur ve şirketin ticari durumunu gösterir; beyanname Belastingdienst’e (Hollanda vergi dairesi) verilir ve vergi matrahını hesaplar. Ticari kâr ile vergiye tabi kâr arasında amortisman, karşılıklar ve indirilemeyen giderler nedeniyle farklar olabilir.

Beyannamenin kendi süresi vardır ve danışmanınız üzerinden erteleme alınabilir. Hangi kalemlerin vergi sonucunu nasıl etkilediği şirketinize göre değişir; bu yüzden vergi planlaması size özel değerlendirme gerektirir. Yıl içindeki BTW beyanlarının aynı kayıtlardan beslendiğini de hatırlatalım; ayrıntılar için Hollanda’da BTW sistemi yazımıza bakabilirsiniz.

DGA şirketi için tipik ihtiyaçlar ve geç kalmanın sonuçları

Tek ortaklı ve tek yöneticili bir DGA şirketinde jaarrekening genellikle mikro formatta hazırlanır. Yine de bazı kalemler özel dikkat ister: DGA maaşı bordro üzerinden işlenmeli, DGA ile şirket arasındaki cari hesap (rekening-courant) bilançoda doğru gösterilmeli ve varsa kâr dağıtımı kararı belgelenmelidir. Türkiye’deki şirketinizle olan alacak-borç ilişkileri de notlarda açıklanır.

Yıllık hesapların geç sunulması veya hiç sunulmaması ekonomik suç sayılır ve para cezasına yol açabilir. Daha önemlisi, şirket iflas ederse geç sunulan hesaplar yöneticinin kusurlu yönetim yaptığına karine oluşturur ve kişisel sorumluluk riski doğurur. Bu nedenle deponeren tarihini kaçırmamak, ceza tutarından bağımsız olarak önemlidir. Cezalar ve sorumluluk kuralları yasayla düzenlenir; güncel bilgi için kvk.nl’ye bakın.

Danışmanınız sizden hangi belgeleri ister?

Hesapların zamanında ve doğru hazırlanması, yıl boyunca düzenli belge akışına bağlıdır. Tipik liste şöyledir:

• Tüm şirket banka hesaplarının yıl sonu ekstreleri
• Satış ve alış faturaları ile gider fişleri
• Kira, kredi, hissedar ve ortak sözleşmeleri
• Bordro kayıtları ve DGA maaş bildirimleri
• Önceki yılın jaarrekening’i ve kurumlar vergisi beyannamesi
• Kuruluş senedi ve güncel KVK kaydı; kayıt sürecini KVK kaydı ve UBO bildirimi yazısında anlattık

Aylık muhasebe paketlerimizde bu akış yıl boyunca kurulur: belgeler her ay işlenir, BTW beyanları verilir, yıl sonunda jaarrekening hazırlanır, KVK’ya deponeren yapılır ve kurumlar vergisi beyannamesi aynı kayıtlardan üretilir. Paketler aylık € 290’dan başlar; ayrıntılar fiyatlar sayfasında.

Sonuç

Jaarrekening, BV’nizin her yıl tekrarlayan ve atlanamayan yükümlülüğüdür: yönetim kurulu hazırlar, genel kurul onaylar, KVK’ya deponeren yapılır. Yeni BV’lerin çoğu basitleştirilmiş formattan yararlanır, ancak süreler ve sorumluluk kuralları herkes için aynıdır. İlk yıl sonunuza yaklaşıyorsanız ya da mevcut düzeninizden emin değilseniz ücretsiz 15 dakikalık ön görüşme için iletişime geçin; şirketinize uygun düzeni birlikte kuralım.