Hollanda'da şirket kurmak için gerekli belgeler: Türkiye'den gelenler için kontrol listesi

Türkiye’den Hollanda’ya gelip BV kurmak isteyen girişimciler için sürecin en çok zaman alan adımı noter günü değil, belgelerin hazırlanmasıdır. Noter, KVK ve banka her biri farklı belgeler ister; bu belgelerin bir kısmı Türkiye’de düzenlenir, tercüme edilir ve apostil alır. Eksik ya da hatalı tek bir belge, süreci haftalarca geriye atabilir.

Bu yazıda bireysel hissedarlar ve Türkiye’deki şirket hissedarları için hangi belgelerin gerektiğini, yeminli tercüme ve apostilin nasıl işlediğini, noterin ve bankanın ek olarak neler sorduğunu anlatıyor; sonunda yazdırıp kullanabileceğiniz bir kontrol listesi veriyoruz. Her dosya farklıdır; noter ve banka kendi değerlendirmelerine göre ek belge isteyebilir.

Bireysel hissedar ve yöneticiler için belgeler

Hissedar ve yönetici gerçek kişiyse temel liste kısadır. Geçerli bir pasaport, güncel bir adres belgesi (son üç aya ait fatura, banka ekstresi veya ikametgâh belgesi) ve bazı durumlarda Türkiye’deki vergi kimlik numaranız yeterli olur. Noter kimliğinizi vekâletname üzerinden doğrular; bu nedenle pasaport kopyasının okunaklı olması ve vekâletnamedeki ismin pasaportla birebir aynı olması önemlidir.

Yönetici olarak atanacak her kişi için aynı belgeler istenir. Hollanda’da ikamet etmeyen yöneticiler için süreç aynıdır; yalnızca adres belgesi Türkiye’den gelir.

Türkiye’deki şirket hissedar olacaksa

Hisseleri Türkiye’deki bir şirket alacaksa belge seti büyür. Noter, hissedar şirketin varlığını, kimin imzaya yetkili olduğunu ve zincirin sonunda hangi gerçek kişilerin (UBO) bulunduğunu görmek ister. Genellikle istenen belgeler:

• Güncel ticaret sicil gazetesi veya ticaret sicil kaydı örneği.
• Noter onaylı imza sirküleri.
• Ticaret odasından faaliyet belgesi.
• Hollanda’da BV kurulmasına ve vekâlet verilmesine ilişkin yönetim kurulu veya ortaklar kurulu kararı.
• Hissedar şirketin ortaklık yapısını gösteren belgeler; şirket başka şirketlere aitse UBO zincirinin her katmanı için aynı belgeler.

Çok katmanlı yapılarda UBO zincirini belgelemek dosyanın en zor kısmı olabilir. Yapı kararını verirken bunu göz önünde bulundurmakta fayda var; kuruluş ve yapılandırma hizmetimizde bu zinciri birlikte çıkarıyoruz.

Yeminli tercüme ve apostil

Türkiye’de düzenlenen belgelerin Hollanda’da kullanılabilmesi için iki adım gerekir. Önce belge yeminli tercüman tarafından Hollandaca veya İngilizceye çevrilir; çoğu noter İngilizce tercümeyi kabul eder, ancak bunu baştan sormak gerekir. Ardından belgeye apostil alınır. Türkiye ve Hollanda Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olduğu için konsolosluk onayı gerekmez; apostil Türkiye’de kaymakamlık veya valilik aracılığıyla alınır.

Apostilin hangi belgeye yapıldığına dikkat edin. Bazı noterler apostili asıl belge üzerinde, bazıları tercüme üzerinde ister. Yanlış belgeye apostil almak en sık karşılaştığımız hatalardan biridir ve süreci baştan başlatır.

Noterin ve bankanın istediği bilgiler

Noter senedini hazırlamak için belgelerin yanında birkaç temel bilgi gerekir: şirket adı ve birkaç alternatif, sermaye tutarı ve hisse dağılımı, yöneticilerin kimler olacağı ve yetki sınırları, Hollanda’daki kayıtlı adres ve şirketin faaliyet tanımı. Hollanda’ya gelmeyecekseniz noter için apostilli bir vekâletname düzenlenir. Noter ücreti yaklaşık € 1.050, KVK kayıt ücreti € 85’tir.

Banka ayrı bir inceleme yapar ve noterden daha fazlasını sorar. Sermayenin ve ilk işletme fonlarının kaynağını gösteren belgeler (banka dekontları, Türkiye’deki şirketin mali tabloları, satış sözleşmeleri), kısa bir iş planı ve beklenen para akışı özeti çoğunlukla istenir. Hesap açma kararı bankaya aittir; biz dosyanın eksiksiz olmasını sağlarız.

Sık yapılan hatalar ve kontrol listesi

Deneyimimizde dosyaları geciktiren hatalar birkaç başlıkta toplanır: isim ve adres yazımının pasaport ile tercüme arasında uyuşmaması, süresi dolmuş adres belgesi veya ticaret sicil kaydı, apostilin yanlış belgeye yapılması ve yönetim kurulu kararının eksik ya da çok genel yazılması.

Kontrol listesi:

• Tüm hissedar ve yöneticiler için geçerli pasaport kopyası.
• Son üç aya ait adres belgesi.
• Gerekiyorsa Türkiye vergi kimlik numarası.
• Kurumsal hissedar için ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri ve faaliyet belgesi.
• BV kuruluşu ve vekâlet için yönetim kurulu kararı.
• UBO zincirinin her katmanı için ortaklık belgeleri.
• Tüm Türkçe belgelerin yeminli tercümesi.
• Noterin belirttiği belgeler üzerinde apostil.
• Noter için apostilli vekâletname.
• Şirket adı, sermaye, yöneticiler, adres ve faaliyet bilgileri.
• Banka için sermaye kaynağı belgeleri ve kısa iş planı.

Belge hazırlığı kuruluş paketlerimizin parçasıdır; paketler € 495’ten başlar ve içeriklerini fiyatlar sayfasında bulabilirsiniz.

Sonuç

Belgeler, Hollanda’da şirket kurma sürecinin en çok kontrol edebileceğiniz kısmıdır. Listeyi baştan netleştirip tercüme ve apostili erken başlatan dosyalar, noter ve banka adımlarını çok daha az sürprizle geçer. Kendi durumunuza göre hangi belgelerin gerektiğini birlikte çıkarmak için ücretsiz 15 dakikalık ön görüşmeye iletişim sayfasından ulaşabilirsiniz.