Hollanda'da BV muhasebesi: neler saklanır, hangi yazılım kullanılır?

BV kurulup banka hesabı açıldıktan sonra daha sessiz ama hiç bitmeyen bir yükümlülük başlar: defter tutmak. Türkiye’den gelen birçok kurucu için Hollanda’da şirket yönetmenin en yabancı gelen kısmı budur; zor olduğu için değil, neyin saklanacağı, ne kadar süre saklanacağı ve beyannamelerin bu kayıtlardan nasıl verileceği Türkiye’dekinden farklı olduğu için. Bu yazıda kayıt tutma yükümlülüğünü, “kayıt” kelimesinin pratikte neyi kapsadığını, işe yarayan bir aylık rutini ve birlikte çalıştığımız dört yazılımın farklarını anlatıyoruz.

Kayıt tutma yükümlülüğü

Hollanda hukuku bu yükümlülüğü danışmana değil, şirketin kendisine yükler. Medeni Kanun, BV yönetim kurulunun şirketin mali durumunu her an hak ve borçları görülebilecek biçimde kaydetmesini ister. Vergi mevzuatı aynı yükümlülüğü her işletme için kendi diliyle tekrarlar: kayıtlar, Belastingdienst’in BTW, kurumlar vergisi ve bordro beyannamelerinizi makul bir sürede kontrol edebilmesine imkân vermelidir.

Saklama süresi yedi yıldır. Gayrimenkule ilişkin kayıtlarda, örneğin bir ofis binasının alımı ve ona bağlı BTW işlemlerinde süre daha uzundur. Süre, belgenin ait olduğu mali yılın bitiminden sonra başlar; bu yüzden pratikte yedi takvim yılından biraz fazlası saklanır. Kayıtlar dijital tutulabilir, tek şartla: süre boyunca okunabilir ve erişilebilir kalmalıdır; kâğıt belgeyi taradıysanız tarama eksiksiz ve okunaklı bir kopya olmalıdır. Muhasebe sistemine fotoğraflanıp yüklenmiş fişler bu şartı karşılar; bir kutuda solmuş termal fişler karşılamaz.

“Kayıt” pratikte ne demek?

Bu kelime yalnızca defteri değil, çok daha fazlasını kapsar. Tipik bir BV’de şunların hazır olması gerekir:

• Kestiğiniz satış faturaları ve aldığınız alış faturaları; kendi faturalarınız kesintisiz sıra numarasıyla.
• Her işletme hesabının banka ekstreleri; ödeme kuruluşları ve iş için kullanılan yurt dışı hesaplar dâhil.
• Sözleşmeler: kira, kredi, yönetim hizmeti sözleşmeleri, hissedarla veya Türkiye’deki grup şirketiyle yapılan anlaşmalar.
• BV’nin çalışanı varsa veya yöneticiye maaş ödeniyorsa bordro kayıtları: maaş pusulaları, bordro beyannameleri, çalışanın kimlik belgesi ve imzalı ücret vergisi bildirimi.
• Hissedar defteri ile genel kurul ve yönetim kurulu kararları; örneğin yönetici maaşını belirleyen veya kâr dağıtımını onaylayan karar.
• BTW beyannameleri, AB içi işlem bildirimi, kurumlar vergisi beyannameleri ve Belastingdienst ile tüm yazışmalar.
• Fişler ve masraf formları, nakit kullanılıyorsa kasa kayıtları, seyahat giderlerinin arkasındaki ajanda veya kilometre defteri.

İyi bir test: bir vergi müfettişi banka hesabından çıkan bir ödemenin nedenini sorsa, bunu açıklayan belgeyi birkaç dakika içinde gösterebilir misiniz? Her satır için cevap evetse kayıtlar düzgündür.

Fatura şartları kısaca

Hollanda’da bir BV’nin faturasında tarih, benzersiz ve sıralı bir numara, BV’nin adı, adresi ve BTW kimlik numarası, KVK numarası, müşterinin adı ve adresi, mal veya hizmetin açıklaması, miktar, teslim tarihi, BTW hariç tutar, BTW oranı ve BTW tutarı bulunmalıdır. Başka bir AB ülkesindeki işletme müşteriye yapılan teslimlerde müşterinin BTW numarası ve ters yükleme ibaresi eklenir. Bu unsurları eksik olan faturalar iki sorun yaratır: müşteriniz BTW’yi indiremeyebilir ve sizin alış faturalarınızdaki indirim reddedilebilir. Mekanizmayı Hollanda’da BTW (KDV) sistemi yazısında anlattık.

İşe yarayan bir aylık rutin

Muhasebe yalnızca çeyrek sonuna bırakıldığında ağırlaşır. Ayda bir-iki saatlik bir rutin işi hafif tutar:

1. Banka bağlantısı. İşletme hesabını muhasebe sistemine bağlayın; işlemler otomatik gelsin. Modern paketlerin hepsi Hollanda bankalarıyla bunu yapar.
2. Alış faturaları. Tedarikçi faturalarını sistemin gelen kutusuna iletin veya fişleri geldikçe telefon uygulamasıyla tarayın. Sistem tedarikçiyi, tutarı ve BTW’yi tanır; siz onaylarsınız.
3. Satış faturaları. Faturaları sistemden düzenleyin, asla kelime işlemciden değil. Numaralama, BTW ve ödemeyle eşleşme kendiliğinden olur.
4. Mutabakat. Her banka satırını bir faturayla veya bir kategoriyle eşleştirin. Ay sonunda eşleşmeden kalan satırlar, danışmanınıza sorulmaya değer olanlardır.
5. BTW durumu. Sistem dönem için ödenecek veya iade alınacak BTW’yi gösterir. Buna her ay bakmak, üç aylık beyannamenin sürpriz içermemesi demektir.

Bu beş adımı her ay yapan şirket sahibinin rakamları her zaman günceldir; banka, yatırımcı veya IND istediğinde bu fark eder.

Yazılım seçimi

Dört paketle çalışıyoruz ve hepsini günlük kullanımda görüyoruz. Hangisinin uyduğu BV’nin büyüklüğüne, işi kimin yaptığına ve şirketin ne sattığına bağlıdır. Olgular ve lisans bilgileri yazılımlar sayfamızda; aşağıdaki kısa profiller bizim dürüst görüşümüzdür.

Exact Online, Hollandalı danışmanların çoğunun ve büyüyen BV’lerin kullandığı pakettir. Muhasebe, BTW, AB içi bildirim, sabit kıymetler ve üst sürümlerde stok, proje ve çoklu şirket yönetimini kapsar. Ticaret yapan bir BV, holding ve işletme BV’sinden oluşan bir grup ya da büyümeyi bekleyen ve danışmanını aynı dosyanın içinde isteyen bir BV için doğal seçimdir.

Moneybird, günlük işi tek başına yapan şirket sahibi için tasarlanmıştır. Faturalama, banka bağlantısı, fiş tarama ve BTW beyannamesi net ve hızlıdır; arayüz İngilizce de kullanılabilir. Küçük bir hizmet BV’si, bir danışman veya akışları basit bir start-up için uygundur. Stok, proje ve grup yapılarında derinliği daha azdır.

Minox doğrudan satın alınmaz, danışman üzerinden kullanılır. Muhasebenin büyük kısmını devredip kendi tarafında yalnızca faturalama ve onayları tutmak isteyen BV’ler için sağlam bir Hollanda paketidir. Dosyayı bizim yürüttüğümüz, az bakım isteyen bir düzen istiyorsanız iyi bir seçimdir.

TRONVoice tam bir defter değil, faturalama ve e-fatura aracıdır. Hollanda kamu kurumlarının ve büyük şirketlerin giderek daha sık istediği UBL formatı dâhil mevzuata uygun fatura keser ve Peppol yönünde ilerliyor. Müşterileri elektronik fatura isteyen bir BV’de yukarıdaki paketlerden birinin yanında iyi çalışır.

Lisans satmıyoruz ve herhangi bir üreticiye bağlı bir tercihimiz yok. Zaten çalışan bir sisteminiz varsa ona uyum sağlarız.

Kim ne yapar?

Dosyalarımızın çoğunda işleyen bölüşüm şöyle: şirket sahibi satış faturalarını keser, alış faturalarını ve fişleri iletir, eşleşmeyen banka satırlarıyla ilgili soruları yanıtlar. Biz karmaşık kalemleri kaydeder, BTW işlemini kontrol eder, BTW beyannamesini ve AB içi bildirimi veririz; bordro varsa onu yürütür, yıllık hesapları ve kurumlar vergisi beyannamesini aynı dosyadan hazırlarız. Şirket sahibi bizim gördüğümüz rakamları her an görür. Bu şeffaflık, karşılıklı gönderilen tablolar yerine bulut paketlerini tercih etmemizin de nedenidir.

Türk şirket sahiplerine özel noktalar

Türkiye’den sahip olunan bir BV kayıtlara birkaç ek kalem getirir:

• Türkiye’den gelen belgeler. Türk tedarikçilerin faturaları geçerli dayanaktır, ancak Belastingdienst açıklamanın çevirisini isteyebilir. Aslını saklayın; büyük tutarlarda kısa bir İngilizce özet ekleyin.
• Döviz. Türk lirası veya dolar cinsinden işlemler, işlem tarihindeki kurla euro olarak kaydedilir; dönüşümü sistem yapar ama kur kaynağı tutarlı olmalıdır.
• Grup içi işlemler. BV ile Türkiye’deki ana veya kardeş şirket arasındaki yönetim ücretleri, krediler ve mal akışları emsallere uygun olmalı ve yazılı sözleşmeyle belgelenmelidir. Belirli büyüklük eşiklerinin üzerindeki gruplarda transfer fiyatlandırması dosyası zorunludur; altında ise fiyatlamayı açıklayan kısa bir not akıllıca olur. Hem Hollanda hem Türkiye vergi idaresi bunu isteyebilir.
• Yönetici maaşı. Hissedar BV’de fiilen çalışıyorsa olağan maaş kuralı uygulanır ve maaş bordrodan geçer; bkz. DGA maaşı nedir?.

Sık yapılan hatalar

Yeni BV’lerde en sık düzelttiğimiz hatalar: özel ve iş ödemelerinin aynı hesaptan geçmesi; tedarikçiye Türkiye’deki hesaptan ödeme yapılıp faturanın BV’ye kaydedilmemesi; kelime işlemcide hazırlanmış, numaralamasında boşluk olan faturalar; yıl sonuna kadar çekmecede bekleyen fişler; BV’den hissedara sözleşmesiz verilen borç; ve arkasında yazılı karar olmayan kâr dağıtımı. Hiçbiri ölümcül değildir, ama her biri yıllık hesaplar hazırlanırken zaman ve bazen ceza olarak geri döner. Yıl sonu sürecini BV için yıllık hesaplar (jaarrekening) yazısında anlattık.

Sonuç

Hollanda’da bir BV’nin defterini tutmak üç şeye bağlıdır: neyin saklanacağını bilmek, onu yedi yıl boyunca okunabilir biçimde saklamak ve ayakkabı kutusundan değil bir sistemden çalışmak. Banka bağlantısı, yazılımdan kesilen faturalar ve aylık mutabakatla BTW beyannamesi, yıllık hesaplar ve vergi beyannamesi aynı veriden fazladan çaba gerektirmeden çıkar. Vergi ve uyum hizmetimizde BV’nize uyan paketi kurar, dosyayı sabit aylık ücretle sizinle birlikte yürütür ve her beyannameyi biz veririz. Mevcut düzeninize ücretsiz 15 dakikalık ön görüşmede bakmaktan memnuniyet duyarız.